Blog esquemático
Este es un apoyo por si necesitas comunicar conceptos importantes relativos a proyectos.
Instituto RECH
DERECHOS RESERVADOS 2013-2023
Se autoriza el uso de estos esquemas, ayudas visuales y explicaciones siempre y cuando se cite la fuente y se indique el link a InstitutoRECH.com.
Utilízalo para comunicar o ilustrar:
- El impacto de la percepción en los proyectos.
- La necesidad de abordar los proyectos con una mentalidad adecuada.
Mucho del problema en los proyectos es de percepción
En un proyecto es determinante la mentalidad y las expectativas que tengan todos los involucrados. Esto no puede dejarse a la suerte, ya que, si bien (al menos en teoría) podemos asumir que al inicio todos los involucrados buscan que el proyecto sea exitoso, esto puede llegar a cambiar abruptamente conforme va avanzando el proyecto.
Independientemente de si estamos del lado del equipo responsable de implementar (proveedor interno o externo), o del lado del equipo responsable de validar y aceptar aquello que se está implementando (cliente interno o externo), la mentalidad con la que abordemos cualquier problema va a incidir en su resolución. A medida que el proyecto se va desarrollando, resulta inevitable que se vayan dando diferencias dado el inherente factor de incertidumbre que pudiera incidir en los alcances, tiempos y/o costos. Por eso en este punto nos centraremos en el equipo encargado de validar y aceptar, ya que la mentalidad más adecuada si pretendemos que el proyecto sea exitoso, no es la mentalidad de "clientes".
Pensemos en la siguiente analogía: Las diferencias de mentalidad que se dan al vacacionar estilo "mochilero" versus vacacionar estilo "todo incluido". En este último, resulta casi inevitable ponernos en modo "cliente exigente", evaluando si el coctel de bienvenida estaba lo suficientemente frío, si las sábanas de la habitación eran lo suficientemente suaves o si las cortinas de verdad eran "black out"; en una frase, en nuestra mente el objetivo es "que se nos complazca". Qué diferencia cuando nos ponemos en modo "compañero de viaje", donde sabemos que se debe llegar al destino fijado, haciendo rendir al máximo el presupuesto y que para ello estamos dispuestos a "soportar ciertas incomodidades" que en otro contexto no soportaríamos. Un proyecto es como un viaje, de construcción, de descubrimiento, de alcanzar resultados; y a veces no existe forma de complacer a todos.
Lo que sí puede ser muy fácil es comenzar a "formar bandos" cuando los problemas comienzan a surgir, enfilándonos hacia una postura de "cliente versus proveedor problema" (¡y no somos ingenuos, sabemos que existen tanto los proveedores problema como los clientes problema!). Sin embargo, si desde etapas tempranas del proyecto cuidamos que todas las partes tengan y mantengan una postura de "cliente + proveedor versus el problema", evitando la formación de bandos, es mucho más probable que la solución de los problemas se aborde de manera colaborativa y profesional, reemplazando la búsqueda de culpables, por la búsqueda de soluciones razonables. Por ello, decimos que la mentalidad más apropiada para el éxito de un proyecto es la de "compañeros de viaje".
Para RECH, la Gestión del Cambio eficaz consiste en abordar eficazmente la dinámica organizacional, es decir el aspecto humano y su interacción con los procesos y con la tecnología, para la ejecución de iniciativas de transformación concretas, ayudando a los involucrados a mantener la mentalidad propositiva y eficaz en el contexto de los proyectos.
Re-editado 27-05-2023
Utilízalo para comunicar o ilustrar:
- La importancia de no obviar el efecto determinante de los aspectos humano y organizacional en los proyectos.
- La necesidad de abordar proactivamente dichos aspectos como parte de las actividades de un proyecto de transformación digital.
Cómo abordar el cambio en un proyecto de transformación
Las exigencias de cambio y transformación para las organizaciones en el siglo XXI resultan cada vez más abrumadoras. Las diferentes fuerzas tanto interna como externas que demandan cambio y adaptación constante han llegado para quedarse, y entre más pronto las organizaciones vayan generando capacidades de cambio y adaptación, mejor para mantenerse vigentes y competitivas.
Pero a veces, un error común es pensar que con el simple hecho de adquirir e implementar una tecnología, todo lo demás se resolverá orgánicamente. Pero sabemos que no es así.
En toda organización, el nivel de desempeño está determinado por el nivel de interacción entre los procesos, las personas y la tecnología, sin importar qué tan robusto se considere a cada uno de manera aislada. Se puede tener un auto de Formula 1 (tecnología), con un piloto campeón (personas) pero si está en medio de un potrero (procesos), no podrá probablemente ni siquiera rodar; ponga al mismo piloto campeón, en un circuito de Fórmula 1, pero esta vez en un "monster truck", y lo más probable es que termine volcado. Así, vemos que no importa qué tan optimizado sea cada uno de los tres elementos de manera aislada, el desempeño al final estará determinado por la interacción de los 3.
Si bien el propósito principal de la Metodología RECH es desarrollar en las personas destrezas interpersonales y habilidades blandas aplicables al contexto de los proyectos, una de las principales soluciones derivadas de dicha metodología es un enfoque propio para abordar la Gestión de Cambio Organizacional, bajo un enfoque ágil y para el contexto hispanoamericano.
Para RECH, la Gestión del Cambio eficaz consiste en abordar eficazmente la dinámica organizacional, es decir el aspecto humano y su interacción con los procesos y con la tecnología, para la ejecución de iniciativas de transformación concretas, llevando a los involucrados de una percepción de caos a una percepción de orden.
Re-editado 09-05-2023
Utilízalo para comunicar o ilustrar:
- La importancia de una mentalidad apropiada para los proyectos.
- Las diferencias entre una mentalidad operativa y una mentalidad de proyectos
- La necesidad de profesionalizar la ejecución de proyectos
- Retos de un proyecto de transformación digital.
La mentalidad adecuada para los proyectos
Cada día resulta más evidente que, para mantenerse transformarse o simplemente mantenerse vigentes, las organizaciones deben profesionalizar la gestión de sus proyectos. Esto lleva inevitablemente a la necesidad de invertir en una base propia de recursos para la gestión y/o ejecución de proyectos. Los proyectos ya no pueden ser gestionados "en los ratos libres" de las áreas operativas, o asignados al área de tecnología como si fuera simplemente responsabilidad de ésta última.
Una de las razones para ello y de la que muchos ejecutivos no se han dado cuenta aún, es que la mentalidad (o "mindset" en inglés) requerida para ejecutar proyectos difiere mucho de la mentalidad de la operación normal o "business as usual". Una debe lidiar con la incertidumbre permanentemente, mientras que la otra de basa en métricas que apuntan a la predictibilidad y la repetitividad. Una debe ser capaz de gestionar actividades con plazos finitos y cambiantes, la otra con actividades continuas y/o cíclicas más o menos iguales.
La evidencia empírica nos ha demostrado una y otra vez que es extremadamente desgastante para las personas y poco eficiente en términos de tiempo y recursos el pedir a las áreas operativas hacerse cargo de sus propios proyectos de innovación. Quizá hace 20 años eso era aún posible, hoy definitivamente no.
Si ha de transformarse su organización, dicha transformación habrá de ir de la mano de una masa crítica de profesionales en proyectos decisivos y de influencia, con entendimiento de la organización y sus desafíos, con conocimientos técnicos relevantes, pero también con destrezas interpersonales que ayuden a materializar cada proyecto como un peldaño más hacia la verdadera transformación.
Re-editado 04-05-2023
Utilízalo para comunicar o ilustrar:
- La importancia de gestionar las percepciones de los actores clave y/o tomadores de decisiones.
- La importancia de tomar en cuenta las diferentes audiencias en los proyectos.
- La necesidad de incluir en el plan de proyecto acciones dirigidas a temas de comunicación, capacitación y motivación.
- Claves para el éxito de un proyecto de transformación digital.
La fórmula del éxito en los proyectos es simple...
No hay duda que, en los proyectos, resulta clave para el éxito ser capaz de ejecutar adecuada, oportuna y eficazmente. Dimensionar los alcances y estimar los recursos necesarios; diseñar un plan adecuado y apegarse a él, así como emplear metodologías y buenas prácticas en cuanto a la gestión del proyecto. La realidad nos ha mostrado que todo ello es necesario, mas no suficiente.
Pero en un proyecto también hace falta trabajar en la percepción o, mejor dicho, en las percepciones de todas las personas involucradas o eventualmente impactadas por la ejecución y los resultados del proyecto. La percepción que las personas vayan teniendo a lo largo del camino sobre el proyecto, sobre sus objetivos, sus avances, sus logros y los beneficios derivados puede resultar determinante en un mundo con información en tiempo real, ya que la realidad nunca dependió tanto de la percepción.
Éxito = Ejecución + Percepción
Para tener éxito debemos cuidar de ambas, y ambas requieren ser abordadas proactiva y deliberadamente, y requieren de disciplina para hacer de ellas una práctica común en los proyectos. Esto se traduce en confiabilidad.
En el Instituto RECH buscamos formar una nueva generación de profesionales en proyectos con las destrezas interpersonales y las habilidades blandas que les permitan no solo ejecutar, sino también ser percibidos como decisivos y de influencia.
Re-editado 19-04-2023
Utilízalo para comunicar o ilustrar:
- La importancia de tomar en cuenta el aspecto humano en los proyectos.
- La necesidad de gestionar el cambio organizacional
- La necesidad de profesionalizar la ejecución de proyectos
- Retos de un proyecto de transformación digital.
Los principales desafíos de los proyectos de transformación y tecnología.
Desde 2015 hemos venido identificando un patrón en los proyectos en Hispanoamérica (principalmente los relacionados con Tecnología de Información). Hemos podido conocer cuáles han sido las principales causas de que los proyectos no alcancen el 100% de sus objetivos en tiempo y costo. Y curiosamente, estos datos coinciden tanto con la evidencia empírica, como con la experiencia de la mayoría de los profesionales en proyectos con quienes hemos conversado.
Sin duda, una causa importante son los cambios en los objetivos o directrices a nivel estratégico. Esto incluye cambio de autoridades, recortes presupuestales o simplemente un golpe de timón en la estrategia. Sin embargo esta no es la principal causa (tan solo representa el 21%).
Por otro lado, para nadie es un secreto que los proyectos inherentemente conllevan un componente de incertidumbre en cuanto tiempo, costo y alcances. Esto es lo que las metodologías, los estándares y marcos de referencia, así como las herramientas tecnológicas para gestión de proyectos buscan reducir o al menos mitigar. Pero aún así, solo el 31% de las causas son atribuibles a carencias en estos temas.
Pero la principal causa con un 48%, es decir, casi la mitad está relacionada a problemas de liderazgo, comunicación y/o conflictos entre las personas.
Con este entendimiento, en el Instituto RECH buscamos formar una nueva generación de profesionales en proyectos con las destrezas interpersonales y las habilidades blandas que complementen su conocimiento técnico y su formación en cuanto a metodologías de proyectos, para abordar de manera relevante la principal de esas 3 causas.
Re-editado 12-04-2023
Sugiérenos nuevos recursos gratis...
© El Instituto RECH es una marca de 5B2F Productions LLC. Todos los derechos reservados 2013-2024
Necesitamos su consentimiento para cargar las traducciones
Utilizamos un servicio de terceros para traducir el contenido del sitio web que puede recopilar datos sobre su actividad. Por favor, revise los detalles y acepte el servicio para ver las traducciones.